1. Identification des différentes parties prenantes
Pour organiser au mieux la gestion de vos déclarations sur OPERAT, il faut tout d’abord recenser les différentes parties susceptibles d’être impliquées dans le cadre du dispositif sur les responsabilités et/ou du point de vue opérationnel. Vous retrouverez principalement ce type d’acteurs :
- Propriétaire unique ou copropriétaires représentés par le syndicat de copropriété
- Preneurs à bail de locaux tertiaires et/ou leurs représentants
- Association de copropriétés sur certains cas avec certains équipements partagés (stationnement, chaufferie…).
2. Répartition des rôles entre propriétaires et locataire : que dit le Décret Tertiaire ?
La déclaration annuelle des consommations d’énergie sur la plateforme numérique est réalisée par le propriétaire ou par le preneur à bail. Cela signifie que le propriétaire pourrait ne saisir aucune donnée si le locataire est désigné en charge de la saisie complète sur OPERAT. Cette situation est principalement envisageable en mono-occupation.
Toutefois, le propriétaire reste co-responsable pour l’atteinte des objectifs.
De ce fait, chaque année, les propriétaires et les preneurs à bail sont supposés avoir chacun la connaissance de l’ensemble des consommations énergétiques des locaux tertiaires exploités.
3. Comment définir les rôles entre le propriétaire et le locataire ?
Pour définir les rôles entre le propriétaire et le locataire dans le cadre du Décret Tertiaire, vous pouvez vous fier à votre bail ou aux textes de lois régissant ce sujet. Globalement, le propriétaire est responsable de la performance énergétique des locaux alors que le locataire est responsable des consommations d’énergie liées aux équipements dont il a la gestion.
Les lois
Les travaux à la charge du propriétaire sont abordés dans l’Article 606 du code civil :
- les grosses réparations, c’est-à-dire celles qui concernent la structure de l’immeuble loué ;
- les travaux justifiés par un cas de force majeure ou par la vétusté de l’immeuble ;
- dans un ensemble immobilier, le coût des travaux relatif à des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires ;
- les travaux de mise aux normes de l’immeuble ou ceux exigés par l’Administration.
La Loi Pinel (18 juin 2014) vient également corroborer l’article 606 sur les travaux à la charge du propriétaire.
Pour les travaux qui sont supportées par le locataire, vous pouvez vous référer à l’Article 605 du code civil.
En voici quelques exemples :
- l’entretien des appareils de chauffage et de climatisation
- l’entretien des sanitaires
- les travaux de rénovation des peintures
Le bail
La loi Pinel ne fixe pas une répartition des rôles dans la relation commerciale entre le bailleur et le locataire mais demande à ce que celle-ci soit précisée au bail commercial.
Le bail peut alors retranscrire le « qui fait quoi » sur le dispositif :
- Désigner les interlocuteurs : Propriétaire ou son représentant, syndicat de copropriété, association de copropriété, preneur à bail ou son représentant.
- Définir les rôles sur la saisie OPERAT :
- Suivi des informations à collectées
- Mandat si besoin / confidentialité pour les données sensibles
- Qui s’occupe de quoi pour initier la démarche ?
- Faire un zonage pour les parties communes et privatives
- Instrumentation et sous comptage pour définir le qui consomme quoi
- Audit énergétique
- Rythmer la périodicité de rencontre pour suivre les évolutions de chaque partie prenante (à minima une fréquence annuelle)
- Co-construire le plan d’actions pour réussir le décret tertiaire
- Qui payera quoi ?
- Travaux preneurs
- Travaux propriétaires
Exemple de répartition des rôles pour le Décret Tertiaire
Actions | Propriétaire(s) | Exploitant occupant(s) |
| Déterminer l’assujettissement et les entités fonctionnelles | X | |
Compléter le(s) entité(s) fonctionnelle(s) Surfaces et segmentation des activités | X | |
| Identifier les différents interlocuteurs, mandats et profils d’utilisateur | X | |
Déterminer l’Identifiant Unique Bâtimentaire Agrégation des résultats à l’échelle du bâtiment | X | |
Déclarer les années de référence pour chaque EFA Consommation et indicateurs d’intensité d’usage | X | |
| Déclarer les EFA pour 2022 et les années de suivi | X | |
Co-construire le plan d’actions et les responsabilités associées | X | X |
Porter le plan d’actions dans la durée | X | X |
Source : OPERAT
La répartition des rôles est cependant propre à chacun ! Le parc tertiaire est hétérogène sur de multiples aspects. Une bonne organisation découle donc nécessairement d’un dialogue entre le(s) propriétaire(s) et locataire(s).
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